Facility & Indirect procurement Coordinator (NL/FR)

À propos de PHOENIX Belgium

PHOENIX Belgium fait partie d’un groupe international actif dans le secteur de la santé. En Belgique, nos activités soutiennent chaque jour le bon fonctionnement de nos établissements et de nos pharmacies, avec une attention forte portée à la qualité, à la continuité de service, à la sécurité et à l’efficacité opérationnelle. Nos quatre entités – PHOENIX Pharma Belgium, BENU, MINT et Cophana – emploient 1 250 collaborateurs qui contribuent quotidiennement au bon fonctionnement du secteur de la santé en Belgique. Nous nous efforçons d'être le partenaire privilégié pour un accès simple et direct aux produits et services de santé à travers l'Europe, guidés par nos valeurs #WePHOENIX : orientation client, efficacité, anticipation, collaboration, création de valeur ajoutée et esprit d'équipe.

Vos missions et responsabilités principales

En tant que Facility & Indirect Procurement Coordinator, vos missions seront variées et essentielles au bon fonctionnement de nos opérations :

1. Facility management & coordination opérationnelle :

• Suivi des notifications techniques liées à la maintenance, aux réparations, à la sécurité, aux services publics et aux installations générales.
• Coordination des interventions avec les fournisseurs, techniciens et parties prenantes internes pour garantir un traitement efficace.
• Contrôle de la qualité, de la sécurité et de la conformité des travaux réalisés dans les établissements et pharmacies.
• Support dans la gestion des contrats de bail, de maintenance, des SLA, des rapports d’inspection et des obligations légales.
• Participation à la coordination de projets d’aménagement, rénovation, déménagement, automatisation, énergie et durabilité.
• Suivi des interventions techniques urgentes afin d’assurer la continuité des activités sur les différents sites.
  
  2. Indirect procurement & fournisseurs :
• Support à l’approvisionnement des biens et services non destinés à la revente en collaboration avec les parties prenantes internes.
• Participation à la négociation, au suivi et à la gestion des contrats fournisseurs afin d’optimiser les coûts, la qualité et les délais.
• Gestion des commandes, bons de commande et factures en collaboration avec les services concernés, notamment la Finance.
• Mise à jour des données fournisseurs, contrats, SLA et documents de suivi.
• Collaboration avec le groupe PHOENIX pour identifier des opportunités d’achats groupés, de consolidation et d’économies d’échelle.
• Contribution à la standardisation et à l’amélioration des processus d’achats indirects.
  3. Projets, reporting & amélioration continue :
• Participation aux projets stratégiques et initiatives d’optimisation liés aux achats indirects et au facility management, notamment les projets Touchdown.
• Analyse des dépenses et identification des opportunités de réduction des coûts, de consolidation et de standardisation.
• Préparation et suivi des KPI, budgets, états d’avancement et reportings internes ou groupe.
• Contribution à l’implémentation, au test et à l’optimisation des outils de ticketing, ERP et systèmes de suivi.
• Promotion de pratiques durables dans les processus d’approvisionnement et de gestion des installations.

Profil recherché et qualifications

Pour ce poste clé au sein de notre équipe, nous recherchons un professionnel motivé et expérimenté, doté des compétences suivantes :

• Vous disposez d’une expérience pertinente en facility management, achats indirects, gestion fournisseurs, coordination technique ou gestion de projets.
• Vous avez une bonne compréhension des environnements techniques : bâtiments, HVAC, électricité, sécurité, maintenance ou installations générales.
• Vous êtes organisé-e, orienté-e solutions et capable de gérer plusieurs priorités simultanément.
• Vous communiquez avec professionnalisme avec des interlocuteurs internes, fournisseurs, techniciens et partenaires externes.
• Vous avez de solides aptitudes en négociation, suivi contractuel, analyse des coûts et optimisation des processus.
• Vous travaillez de manière autonome tout en collaborant activement avec les équipes internes.
• Vous maîtrisez MS Office 365 ; une expérience avec un outil de ticketing, un ERP ou un système de gestion achats/facility est un atout.
• Vous êtes trilingue français, néerlandais et anglais, ou disposez d’un très bon niveau professionnel dans ces langues.
• Un diplôme en business management, ingénierie, achats, facility management ou domaine équivalent est souhaité.
• Vous justifiez d'un minimum de 3 à 5 ans d’expérience dans une fonction combinant coordination, achats, facility, gestion fournisseurs ou projets opérationnels.
• Une expérience dans un environnement international, multisite ou fortement orienté service constitue un avantage.

Avantages et raisons de rejoindre notre équipe

Rejoindre PHOENIX Belgium en tant que Facility & Indirect Procurement Coordinator, c'est choisir un environnement stimulant où votre expertise sera valorisée et votre développement encouragé. Nous vous offrons :

• Un contrat à temps plein à durée indéterminée, avec un horaire de 38h40 par semaine.
• Voiture de société et carte recharge.
• Salaire correspondant à l'expérience avec des avantages extralégaux.
• Un environnement stable et international, au sein du groupe PHOENIX Belgium.
• Perspective d'évolution! Chez PHOENIX Belgium, chaque détail compte… et nous serions ravis de vous compter parmi ceux qui les font avancer !